Secrétaire assistant

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TP - Secrétaire assistant : RNCP36804
Certificateur : Ministère du Travail
Date d’enregistrement de la certification : 01/03/2018

Durée indicative : 1100 heures soit 8 mois

Certification visée : Titre Professionnel de niveau 4 délivré par le Ministère du Travail.

Prérequis : Niveau d'études au niveau 3 (CAP - BEP) et/ou expérience en secrétariat, connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), aptitude physique aux métiers du secrétariat et comptabilité, connaissance du secteur du secrétariat et comptabilité, avoir construit un projet professionnel dans le secteur du secrétariat et comptabilité.

Nombre de places : 15

Parcours individualisable

Le métier :

Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Premier interlocuteur des collaborateurs et des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques. Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement. Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone.

Les objectifs de la formation :

Être capable d’assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités, traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines.

Le programme :

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :

produire des documents professionnels courants ;
communiquer des informations par écrit ;
assurer la traçabilité et la conservation des informations ;
accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement ;
planifier et organiser les activités de l’équipe.

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :

assurer l’administration des achats et des ventes ;
répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes ;
élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale ;
assurer le suivi administratif courant du personnel.

Aptitudes et qualités requises :

station assise prolongée ;
travail prolongé sur écran ;
bonne acuité visuelle avec ou sans correction ;
bonne audition avec ou sans appareillage ;
bonne qualité de la phonation et de la diction ;
intégrité fonctionnelle d'une main et amplitude articulaire du membre correspondant ;
travail dans le bruit (brouhaha) ;
bonnes dispositions relationnelles (peut coordonner une équipe) ;
capacité aux changements, à passer d'une tâche à l'autre fréquemment ;
stabilité émotionnelle ;
esprit de coopération ;
autocontrôle rigoureux.

Niveau scolaire souhaité : Seconde

Modalités de la formation :

Cette formation est réalisée en présentiel et comprend des périodes de stages en entreprises.

Méthodes pédagogiques mobilisées :

alternance d’apports théoriques et de mises en situations pratiques ;
méthode active ;
méthode démonstrative ;
périodes de stages en entreprises.

Modalités de suivi, d’évaluation et de validation :

Chaque participant justifiera sa présence en signant une feuille d’émargement, par demi-journée. Les émargements sont contresignés par le formateur.

évaluation en Cours de Formation (ECF) ;
présentation au Titre Professionnel sur le plateau technique de certification devant un jury habilité par la DREETS ou, à un ou plusieurs des CCP composant ce Titre.

Poursuites d’études possibles :

BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ;
BTS Gestion de la PME.

Secteurs d’activité :

Le Secrétaire Assistant intervient dans tout type de structure privée, publique ou associative. Son degré d’autonomie et de responsabilité varie selon l’organisation, la taille, le domaine d’activité.