• Employé administratif et d’accueil COGESTCO 

    Employé administratif et d’accueil COGESTCO 

  Durée indicative :  12 mois

  Certification visée :  Titre Professionnel de niveau 3 délivré par le Ministère du Travail.

  Prérequis :  Maîtrise des savoirs de base en français et mathématiques (équivalent niveau 3ème), connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), aptitude physique aux métiers du secrétariat et de l'accueil, connaissance des métiers du secrétariat et de l'accueil, avoir construit un projet  professionnel dans le secteur du secrétariat et de l'accueil.

  Nombre de places :  15

  Parcours individualisable  

Le métier :

L’employé administratif et d’accueil assure un ensemble de tâches administratives à caractères technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation.

Dans le respect des consignes et en prenant en compte le contexte d’exercice de l’emploi, il retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants ; il saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non.

Il participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure. Il assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents, participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur.

En conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur, il accueille les visiteurs, les oriente de manière adéquate, les renseigne ou prend les messages et effectue des recherches d’information et des réservations en fonction des demandes.

L’employé administratif et d’accueil traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés et effectue des appels sortants sur demande. Il assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure.

L’employé administratif et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité directe d’un hiérarchique et en relation avec les différents services internes et les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. Il veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de l’entreprise.

L’emploi s’exerce de manière sédentaire, au sein d’un service ou à un poste d’accueil. Il nécessite une utilisation fréquente des outils bureautiques et de communication, ainsi que de prologiciels professionnels qui évoluent régulièrement. Cela implique de la part de l’agent une capacité à s’adapter à ces évolutions.

Les objectifs de la formation :

Être capable de réaliser les travaux administratifs courants d’une structure, assurer l’accueil d’une structure.


Le programme :

Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure :

  • présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte ;
  • saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur ;
  • utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information ;
  • trier et traiter les mails et le courrier ;
  • classer et archiver les informations et les documents.

Assurer l’accueil d’une structure :

  • accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs ;
  • traiter les appels téléphoniques ;
  • répondre aux demandes d’informations internes et externes.

Modules complémentaires :

Comptabilité

  • assurer le traitement des opérations courantes.

Gestion commerciale

  • assurer le traitement des documents commerciaux ;
  • établir les documents à l’aide d’un logiciel de gestion commerciale ;
  • contrôler la cohérence des documents administratifs et commerciaux.

Anglais

  • assurer le traitement des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs.

Aptitudes et qualités requises :

  • station assise prolongée ;
  • travail prolongé sur écran ;
  • bonne acuité visuelle avec ou sans correction ;
  • bonne audition avec ou sans appareillage ;
  • bonne qualité de la phonation et de la diction ;
  • intégrité fonctionnelle d'une main et amplitude articulaire du membre correspondant proche de la normale ;
  • travail dans le bruit (brouhaha) ;
  • tolérance à l'encadrement (travail d'équipe, travail d'exécutant, ...) ;
  • bonnes dispositions relationnelles ;
  • capacité aux changements, à passer d'une tâche à l'autre fréquemment ;
  • situations stressantes ;
  • stabilité émotionnelle.

Niveau scolaire souhaité : 3ème

Modalités de la formation :

Cette formation est réalisée en présentiel et comprend des périodes de stages en entreprises.

Méthodes pédagogiques mobilisées :

  • alternance d’apports théoriques et de mises en situations pratiques ;
  • méthode active ;
  • méthode démonstrative ;
  • périodes de stages en entreprises.

Méthodes d’évaluations :

  • évaluation en Cours de Formation (ECF 1 et 2) ;
  • présentation au Titre Professionnel ou à un des deux CCP sur le plateau technique de certification devant un jury habilité par la DREETS.

Poursuites d’études possibles :

  • Titre professionnel Comptable Assistant (niveau 4) ;
  • Titre professionnel Secrétaire Comptable (niveau 4) ;
  • Titre professionnel Secrétaire Assistant (niveau 4) ;
  • Bac Pro Gestion Administration.

Secteurs d’activité :

Les conditions d’exercice varient fortement selon la structure, dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l’emploi. Dans des structures de taille importante, les activités de l’employé administratif et d’accueil sont déterminées par les spécificités du service dans lequel elles sont exercées.

Dates de formation

16/10/2023 au 13/12/2024

TAUX DE RÉUSSITE

90,5%

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